Hiện nay, doanh nghiệp không chỉ mong muốn nhân viên tìm ra cách giải bài toán sẵn có mà còn kỳ vọng họ có thể tìm ra thêm các vấn đề khác để cùng giải quyết triệt để tất cả chúng. Vậy làm thế nào để nhân sự chủ động làm việc thay vì thụ động “đặt đâu – ngồi đấy”.
Trong bài viết dưới đây, True Success sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề quan trọng này.
“Chân dung” nhân viên chủ động trong công việc
Có thể dễ dàng hình dung một nhân viên chủ động trong công việc sẽ là người nắm rõ được những mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và biết mình có thể làm gì để đóng góp vào quá trình doanh nghiệp đạt được những mục tiêu ấy. Từ đó, họ sẽ tự lên kế hoạch thực hiện các công việc để đảm bảo tiến độ chung mà không cần sự nhắc nhở hay thúc ép nhiều từ nhà quản trị.
Nhân sự chủ động trong công việc
Vì sao nhân viên không chủ động trong công việc?
Nguyên nhân chủ quan
- Thiếu lý tưởng, hoài bão trong sự nghiệp. Không vạch rõ được các mục tiêu cuộc đời và cách thức đạt được các mục tiêu đó.
- Không có động lực, cảm hứng để thể hiện bản thân.
- Tâm lý chỉ làm đủ các việc do cấp trên giao thay vì đóng góp hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quy trình đào tạo, huấn luyện của doanh nghiệp không hiệu quả
Nhiều nhà lãnh đạo chỉ chú trọng training cho nhân viên về các kiến thức và kỹ năng mà quên mất việc truyền đạt rõ ràng về mục tiêu, chiến lược, quy trình vận hành doanh nghiệp… mới là tiền đề để nhân viên nắm được công việc của mình và lý do bản thân phải hoàn thành chúng.
Chế độ đãi ngộ không hấp dẫn
Tuy không phải nhân viên nào cũng đặt nặng về vấn đề này nhưng đây vẫn là yếu tố thể hiện sự quý trọng của doanh nghiệp đối với họ. Việc đánh giá năng lực và trả một mức lương thưởng không xứng đáng sẽ khiến nhân viên mất động lực hoàn thành tốt công việc của mình.
Nhà lãnh đạo quá cứng nhắc
Một nhân sự chủ động sẽ muốn được nêu ý kiến đóng góp để thể hiện vai trò của bản thân trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Nếu người lãnh đạo quá chuyên quyền, bảo thủ với ý kiến cá nhân, không chịu tiếp nhận góc nhìn từ nhiều phía thì việc nhân viên chán nản, thụ động và trở thành những cỗ máy “bảo gì làm nấy” là điều không thể tránh khỏi.
Nhân viên thiếu sự gắn kết, hợp tác với nhau
Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì mỗi nhân viên không chỉ phải hoàn thành phần việc chuyên môn của mình mà còn cần phối hợp với các phòng ban khác để giải quyết các công việc có liên quan. Bên cạnh đó, đồng nghiệp chính là những người tiếp xúc hầu hết thời gian trong ngày với nhau (ít nhất 8 tiếng mỗi ngày và 5 ngày trong tuần). Vì vậy, một môi trường làm việc quá cứng nhắc sẽ là rào cản lớn cho việc chủ động hoàn tất công việc của mỗi nhân viên.
Nguyên nhân khách quan từ doanh nghiệp khiến nhân viên thụ động
Hậu quả của việc nhân viên không chủ động trong công việc.
Đối với doanh nghiệp
Ảnh hưởng đến việc xây dựng thương hiệu
Việc xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín, tin cậy với những sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao đòi hỏi tất cả các chiến lược và quy trình thực hiện của doanh nghiệp đều phải được đồng bộ chặt chẽ.
Trong khi đó, mỗi nhân viên là một điểm chạm quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu nhân viên làm việc thụ động, hời hợt, thiếu chuyên nghiệp và chỉn chu sẽ gây ấn tượng xấu khi tiếp xúc với khách hàng, từ đó dẫn đến ảnh hưởng tới toàn bộ hình ảnh thương hiệu mà doanh nghiệp đang xây dựng.
Suy giảm năng suất làm việc chung
Nhân viên không chủ động mà chỉ chờ cấp trên giao xuống sẽ khó phân bổ được thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc.
Điều này có thể dẫn đến hai trường hợp xấu là chậm deadline hoặc kịp deadline nhưng không đạt chất lượng đề ra. Khi đó, mức độ ảnh hưởng không chỉ là cá nhân mà còn khiến hiệu quả công việc chung của team/phòng ban bị suy giảm.
Người quản lý sẽ không thể tập trung hoàn toàn vào việc hoạch định đường lối doanh nghiệp khi phải liên tục để ý, nhắc nhở từng nhân viên nhanh chóng hoàn thành một phần việc của mình.
Những thành viên liên quan khác cũng không thể thực hiện công việc trơn tru khi một “mắt xích” trong quy trình chung bị gián đoạn. Nếu tình trạng này tiếp diễn liên tục có thể nảy sinh tâm lý bất mãn, tạo ra mâu thuẫn và làm mất tinh thần làm việc chung trong tập thể doanh nghiệp.
Suy giảm năng suất làm việc chung
Mất thời gian và tiền bạc
Nhân sự không chủ động thường sẽ ngại học hỏi, tiếp thu và ứng dụng những kiến thức, kỹ năng mới để nâng cao năng lực bản thân. Họ cũng thường không nắm rõ mục tiêu, chiến lược hay tình hình doanh nghiệp mà chỉ “bảo gì làm nấy” khiến việc đào tạo, huấn luyện không thể hiệu quả. Một khi nhân sự đã đang “đóng cửa tư duy” thì rất khó để nhà lãnh đạo có thể tiếp cận, từ đó gây lãng phí không ít chi phí về thời gian và tiền bạc.
Đối với nhân sự
Dễ đi sai hướng
Nhân sự không nắm rõ “đích đến” của công ty sẽ không thể chọn ra được đúng “con đường” mình cần phải đi. Khi nhân sự làm việc với tâm lý mông lung, hời hợt ngay từ đầu sẽ gây hao tốn thời gian mà kết quả vẫn không được đảm bảo.
Hạn chế tư duy
Với tâm lý điển hình là làm vừa đủ phần việc được giao, nhân sự sẽ không thực sự dồn hết tâm sức vào nhiệm vụ của mình. Thay vì tìm tòi, học hỏi và thử nghiệm để đưa ra phương án giải quyết nhanh nhất, họ sẽ chỉ làm các công việc quen thuộc đã biết trước đó. Điều này sẽ khiến nhân sự giậm chân tại chỗ hoặc thậm chí là tụt lùi khi không chịu chủ động mở rộng tư duy làm việc của mình.
Nhân sự dễ đi sai hướng và hạn chế tư duy
Không kiểm soát được khối lượng công việc
Nhân sự không tự vạch rõ được mục tiêu và nhiệm vụ cá nhân dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn đến trường hợp “việc cũ chưa làm – việc mới đã đến”. Trong những tình huống phát sinh, họ không thể kịp thời xử lý linh hoạt gây ảnh hưởng đến tiến độ của cả những công việc liên quan khác.
Bỏ lỡ cơ hội
Một nhân sự chủ động sẽ dễ gây ấn tượng và thiện cảm với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng về phong cách làm việc và hiệu quả đạt được. Từ đó, họ có cơ hội nhận được những đề nghị hay công việc quan trọng do uy tín cá nhân cao hơn. Ngược lại, người không chủ động sẽ dễ bỏ lỡ những cơ hội để rút ngắn quá trình thăng tiến công việc của mình.
Nhân sự không kiểm soát được khối lượng công việc và bỏ lỡ cơ hội
Giải pháp khắc phục cho nhà quản trị
Tuyển dụng nhân viên có sẵn tinh thần chủ động và lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện phù hợp
Công tác tuyển dụng không chỉ là công việc của bộ phận nhân sự. Rất nhiều lãnh đạo công ty lo sợ khi tuyển những nhân viên chủ động thì sau thời gian đào tạo họ sẽ dễ nhảy việc, thậm chí trở thành nhân viên của công ty đối thủ.
Đây cũng là một bài toán dành cho quy trình đào tạo, huấn luyện của doanh nghiệp: “Làm thế nào để không chỉ training kỹ năng, chuyên môn mà còn truyền được động lực, cảm hứng cho nhân sự?”.
Để khắc phục được điều này, nhà lãnh đạo nên tham gia các khóa Coach chuyên nghiệp và bài bản để ứng dụng vào doanh nghiệp của mình, từ đó không để “lọt” những nhân sự tài năng và xuất sắc.
Quy trình tuyển dụng chọn lọc nhân sự chủ động
Đảm bảo nhân sự hiểu rõ mục tiêu, chiến lược chung của doanh nghiệp và đội nhóm
Nhân viên chỉ có thể chủ động “đi” khi đã biết rõ “đích đến”. Vì vậy, nhà quản trị cần đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm rõ kế hoạch chi tiết với mục tiêu, lộ trình chung và kết quả cụ thể cần đạt được. Điều này giúp nhân viên liên kết và hình dung được những việc mình cần làm để phân bổ thời gian thực hiện các nhiệm vụ tối ưu và hiệu quả.
Chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực
Một cách để khuyến khích nhân sự chủ động hơn trong công việc chính là cung cấp một chế độ đãi ngộ tương ứng với năng lực cá nhân. Việc tạo ra sự chênh lệch khi cùng một vị trí nhưng mức lương thưởng mỗi nhân viên khác nhau sẽ tạo ra sự cạnh tranh “tích cực”. Từ đó thúc đẩy nhân sự chủ động tìm kiếm để nâng cấp các phương án giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực
Tạo môi trường làm việc cởi mở, thân thiện
Để tạo điều kiện tối đa cho nhân sự chủ động trong công việc, người quản lý sẽ cần quan tâm đến phương pháp quản trị của mình. Thay vì cứng nhắc, tạo áp lực trong các cuộc họp, nhà quản trị nên thường xuyên đặt câu hỏi để khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, tranh luận bàn bạc và tìm ra hướng giải quyết tối ưu.
Khi nhân viên cảm thấy được cấp trên tôn trọng và phương án của mình có thể giúp cả doanh nghiệp phát triển, chắc chắn họ sẽ phát huy tối đa tư duy và năng lực vốn có.
Bên cạnh đó, nhà quản trị vẫn phải đảm bảo việc trao đổi quan điểm diễn ra trên tinh thần cùng xây dựng và đóng góp để đảm bảo không ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa các nhân viên.
Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện
Trao quyền đúng người, đúng lúc
Nhân viên sẽ chủ động hơn khi họ ý thức được trách nhiệm của mình đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị đừng ngại trao quyền đúng lúc cho các nhân viên có năng lực để cho họ động lực tìm kiếm, nghiên cứu, dẫn dắt đội nhóm thông minh và hiệu quả hơn.
Muốn làm được điều này, nhà quản trị sẽ cần có một tư duy cởi mở và cách nhìn người tinh tường, vì khi quyết định trao quyền cho nhân viên thì nhà quản trị sẽ cần để nhân viên chủ động hầu hết trong quá trình làm việc, tôn trọng phương án của họ và chỉ can thiệp khi nhận thấy nguy cơ chệch hướng, rủi ro quá lớn.
Trao quyền đúng người, đúng lúc
Ứng dụng công cụ/quy trình kiểm soát tiến độ
Muốn thúc đẩy nhân viên chủ động liên tục thì nhà quản trị có thể sử dụng những công cụ/quy trình kiểm soát giúp nắm được tổng quan công việc, kịp thời phát hiện vấn đề để nhân sự khắc phục đúng lúc.
Việc liệt kê cụ thể đến từng đầu việc cá nhân giúp nhà quản trị kiểm tra chính xác nhân viên đã hoàn thành công việc gì? Đang làm tới giai đoạn nào? Cần hỗ trợ gì ở giai đoạn tiếp theo?…
Bên cạnh đó, nhân sự chủ động sẽ giúp tăng tính kỷ luật và thói quen kiểm tra tiến độ liên tục, từ đó nắm được bản thân hướng tới mục tiêu gì và cần làm gì tiếp theo để đạt được mục tiêu đó. Tùy từng doanh nghiệp mà việc lựa chọn và sử dụng công cụ/quy trình kiểm soát tiến độ sẽ khác nhau.
Ứng dụng công cụ/quy trình kiểm soát tiến độ
Lời kết
Nhân sự chủ động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hiệu quả công việc. Nhưng làm thế nào nhà quản trị giữ được sự chủ động đó liên tục để tận dụng tối đa năng lực của nhân sự? Hy vọng những chia sẻ của True Success về cách “Kích thích” nhân sự chủ động làm việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và thành công!
Xem thêm: PERCOACH là gì? Cách ứng dụng vào doanh nghiệp hiệu quả
